Inventarizace

Inventarizaci provádí na svých skladech ochraňovatel, konkrétně role SHR.Defender.StockManager. Uživatelé s přiřazenou rolí SHR.SSHR.Supervizor a Reader mají přehled (přístup ke všem datům) o všech inventurách, ale tyto nazahjují ani se na nich nijak nepodílejí.

Účelem inventarizace je srovnání evidenčního a skutečného stavu. IS Krizkom26 poskytuje informační podporu tomuto procesu.

Přehled Inventury

Přehled inventury se nachází v části Inventarizace v navigačním menu. Uživatelé s rolí SHR.SSHR Supervizor a Reader vidí všechny inventury skladů ochraňovatelů, uživatelé s rolí SHR.Defender.StockOperator a StockManager vidí v přehledu pouze inventury.

Každá inventura má svůj stav, který je v přehledu zobrazen ve sloupci Stav inventury.

Detail inventury

Zobrazení detailu inventury se liší podle parametrů nastavení při vytvoření a podle stavu, ve kterém se inventura nachází.

Stav inventury

Inventura může být v následujících stavech:

1. V přípravě - byla vytvořena, lze editovat všechny základní údaje

2. Zahájená - je vytvořen inventurní soupis zvoleného/zvolených skladů a již některé základní údaje nelze editovat

3. Schválená - proběhly všechny povinné kroky v rámci KRIZKOM 26 a v rámci fyzické inventury.

4. Ukončená - evidenčně ukončená inventura, vč. všech formálních úkon

5. Zrušená - z každého stavu lze přejít na stav zrušená. Tuto inventuru už nelze nijak editovat, pokračovat v procesu a její záznam už je pouze evidenční.

Detail inventury ve stavu V přípravě

1. Název a kód - Každá inventura má svůj název a kód, kód se skládá ze zkratky ochraňovatele a roku, ve kterém byla zahájena s pořadovým číslem inventury u ochraňovatele za zvolený rok. Kód se vytváří automaticky.

2. V sekci Detaily jsou obsaženy následující vlastnosti inventury:

   a. Stav inventury, který je needitovatelný. Systém ho doplňuje sám.

   b. Periodicita inventury - nabývá hodnot Řádná (většinou ke konci roku) a Mimořádná (v průběhu roku).

   c. Rozvahový den - den, ke kterému je inventarizace realizována, k tomu dni je se váže skladové množství, které má být inventarizováno, pokud dojde po tomto dni ke skladovému pohybu (naskladnění/vyskladnění), tak se jedná o skladový pohyb, který může být do inventury zahrnut

   d. Zaškrtávací pole [Generovat položky inventury s evidenčním množstvím (stav skladu) různým od 0. Po zahájení inventury zaškrtnutí určuje, zda se do soupisu dostanou i evidenční (skladové) množství s nulovou hodnotou.]

   e. [Zaškrtávací pole Předvyplňovat evidované množství položek, které určuje, zda v inventurním soupisu bude obsaženo již spočítané inventurní množství evidované nebo se bude jednat o tzv. inventuru naslepo, tedy že nejdříve se provede kontrola skutečného skladového množství zdrojů a až následně bude systém počítat inventarizační rozdíly.]

   f. [Zaškrtávací pole Šarže, které určuje, zda se v inventuře bude rozlišovat šarže zdrojů a podle toho bude upraven inventurní soupis.]

   g. [Zaškrtávací pole Výrobní čísla, které určuje, zda se v inventuře bude rozlišovat výrobní čísla zdrojů a podle toho bude upraven inventurní soupis.]

   h. [Zaškrtávací pole Umístění, které určí v případě (fyzických) skladů, u kterých bylo zvoleno členění na skladová místa, rozlišovat umístění zdrojů a podle toho bude upraven inventurní soupis.]

   i. [Popis - další informace o inventuře. Jiné komentáře mohou být uvedeny v záložce Komentáře.]

   j. [Výběr inventarizačních jednotek - uvedení, které sklady ve vazbě na evidenční sklady jsou předmětem inventarizace. Je možné zvolit i vícero kombinací. Jeden fyzický sklad může být přiřazen k více evidenčním skladům.]

   k. [Omezení inventurních skupin - pokud toto pole neobsahuje žádnou položku, znamená to, že se provádí inventura všech inventurních skupiny, pokud obsahuje nějaké hodnoty, tak se právě tyto se budou inventarizovat, zbytek zdrojů s jinými inventurními skupinami nebude inventarizaci podléhat.]

   l. [Omezení položek - pokud toto pole neobsahuje žádnou položku, znamená to, že se provádí inventura všech katalogových položek, pokud obsahuje nějaké hodnoty, tak se právě tyto budou inventarizovat, zbytek zdrojů zařazených do jiných katalogových položek nebude inventarizaci podléhat.]

   m. [Sekce Lidé představuje základní auditní stopu pro určení, kdo (který uživatel) inventuru vytvořil a naposledy změnil a dále, kdo ji zahájil, schválil ukončil.]

   n. [Sekce Datumy představuje základní auditní stopu pro určení časových okamžiků akcí z předešlého bodu.]

Záložky na detailu inventury ve stavu Ukončená

o. [Záložka Položky inventury - představuje základní přehled o položkách na inventarizační jednotce (popř. omezený vlastnostmi inventury). Jedná se zdroje (skladová množství), která budou podléhat i fyzické inventuře a počítání inventarizačních rozdílů.]

p. [Záložka Inventurní rozdíly - představuje přehled o zdrojích, u nich se liší skutečné množství od evidenčního. V tomto přehledu je též obsažen důvod rozdílu.]

q. [Záložka inventarizační komise - poskytuje přehled o předsedovi a členech inventarizační komise. Předseda inventarizační komise je následně automaticky vygenerován na inventurní soupic.]

r. [Záložka Komentáře - zde je přehled komentářů k inventuře. Některé role je mohou i vytvářet, jiné pouze vidět.]

s. [Záložka Přílohy - velmi důležitá záložka obsahující jednak uživateli nahrané přílohy běžných formátů, ale též i přílohy vygenerovanými systémem (inventurní soupis, inventurní soupis - závěrečný).]

Vytvoření Inventury

Uživatel s rolí SHR.Defender.StockManager může na fyzických skladech ve vazbě na evidenční sklady vytvořit novou inventuru do stavu V přípravě, a to z Přehledu inventury kliknutím na tlačítko + Vytvořit. Zobrazí se mu dialogové okno Vytvořit inventuru.

Vždy musí vyplnit povinná pole, aby mohl inventuru vytvořit. Jsou jimi:

1. Název inventury - výstižný název s alfanumerickými znaky

2. Periodicita inventury Mimořádná/řádná

3. Rozvahový den - den, ke kterému je inventura vztažena. Po tomto dni je každý skladový pohyb již pohybem v době inventury a není automaticky zařazen do inventury.

4. Výběr alespoň jedné z inventarizačních jednotek, tj. kombinace fyzického a evidenčního skladu, ke které má uživatel ochraňovatele přístup.

Platí pravidlo, že lze provádět inventuru společně jen v kategorii evidenčních a fyzických skladů, které jsou určeny pro Státní hmotné rezervy a pro jeho jednotlivé moduly HR a PZ. Evidenční a fyzické sklady, které jsou určeny pro ne SHR účely, tj. ochraňovatel tyto vyúžívá pro účely jiné než pro modul státní hmotné rezervy se inventurují vždy odděleně.

Další zásadní vlastnosti inventury pro zahájení

5. Automaticky zaškrtnutá možnost [Generovat položky inventury s evidenčním množstvím (stav skladu) různým od 0]

6. [Automaticky zaškrtnutá možnost Předvyplňovat evidované množství položek]

[Nepovinné vlastnosti či omezení inventury]

7. [Omezení inventurních skupin]

8. [Omezení položek.]

Vytvoření inventury více inventarizačních jednotek

Níže je uveden příklad inventury více inventarizačních jednotek. Uživatel vybere první inventarizační jednotku a kliknutím na tlačítko + může vybírat další. V případě, že nově vybranou inventarizační jednotku nebude chtít do inventury zařadit, tak klikne na ikonu koše a tím je tato inventarizační jednotka odstraněna.

I po vytvoření bude moci tyto vlastnosti editovat, tedy například upravit, aniž by musel inventuru zrušit a vytvořit novou.

Omezení inventurních skupiny

Uživatel klikne do pole Omezení inventurních skupin a nabídne se mu seznam z číselníku inventurních skupiny. Pokud klikne na ikonu lupy, zobrazení se mu celý seznam inventurních skupiny.

Omezení položek katalogu

Uživatel klikne do pole Omezení položek a nabídne se mu seznam katalogových položek z Katalogu prostředku jeho ochraňovatele. Pokud klikne na ikonu lupy, zobrazení se mu celý katalog inventurních skupin a může vybrat jeden záznam. Pro vybrání dalšího záznamu uživatel klikne na tlačítko +. Takto může vybrat více položek ze svého katalogu.

Editace a proces Inventury

Po vytvoření je inventura ve stavu v přípravě. V tomto stavu může uživatel editovat většinu zadaných položek, vč. kódu.

Inventarizační komise

Záložka Inventarizační komise poskytuje přehled osob ochraňovatele, které se podílejí na inventuře. Slouží primárně pro evidenci a inventuru lze realizovat i bez uvedení členů inventarizační komise. Pouze v inventurních soupisech pak nebude uvedeno u podpisu jméno a příjmení předsedy inventarizační komise. Není určen maximální nebo minimální počet členů inventarizační komise.

Přiřazení osoby do inventarizační komise

Uživatel na záložce Inventarizační komise klikne na tlačítko + Přiřadit a otevře se mu dialogové okno Vytvořit člena inventarizační komise s dvěma povinnými poli Osoba a Role v komisi.

Kliknutím na pole osoby se mu zobrazí přehled osob na ochraňovateli a tyto může vybrat. Pokud by těchto osob bylo více, může standardně použít ikonu lupy pro snadnější filtrování a vyhledání osoby přiřazené k ochraňovateli.

Pokud není některá osoba, může uživatel s rolí SHR.Defender.StockManager vytvořit novou osobu, a to kliknutím na tlačítko + u pole Vyhledat. Zobrazí se mu dialogové okno Nová osoba s předvyplněným polem jeho ochraňovatele. Povinně vyplní pole Příjmení, Mobilní telefon a Typ. Je vhodné vyplnit i roli osoby a uvést popis. Jakmile je tato osoba vyplněna, tak ji může uživatel přiřadit jako člena inventarizační komise.

Zvolení role člena inventarizační komise

Poté, co uživatel vybere osobu ochraňovatele, musí též pro ni vybrat roli v inventuře.

Editace člena inventarizační komise

Uživatel vybere osobu v seznamu členů inventarizační komise a klikne na tlačítko Upravit. Zobrazí se mu dialogové okno Upravit inventarizační komisi.

Smazání člena inventarizační komise

Uživatel vybere osobu v seznamu členů inventarizační komise a klikne na tlačítko Smazat. Zobrazí se mu potvrzovací hláška, po potvrzení je tento člen inventarizační komise smazán.

Zahájení inventury

Uživatel s rolí SHR.Defender.StockManager na detailu inventury může kliknout na tlačítko Zahájit.

Po zahájení inventury dojde ke změně stavu na Zahájená a zaznamenání okamžiku zahájení. Zároveň se uživateli zamkne možnost editovat základní údaje (Detail, Popis, Výběry) o inventuře.

Zobrazí se mu nové možnosti akcí - tlačítek a záložky Položky inventury a Pohyby v době inventury.

Položky inventury

Záložka Pohyby inventury obsahuje položky na zvolené kombinaci (fyzického) a evidenčního skladu, která byla vybrána jako inventarizační jednotka. Pokud uživatel vytvoří a následně zahájí inventuru se zaškřtnutým polem [Předvyplňovat evidované množství položek, bude sloupec Množství evidované obsahovat hodnoty. V opačném případě bude prázdný.]

[Uživatel následně může kliknutím na ikonu editační tužky na vybraném řádku přímo v přehledu zadávat hodnoty skutečného množství. Po vyplnění hodnoty může tuto potvrdit, zrušit nebo kliknout mimo tabulku a tím automaticky potvrdit všechny takto zadaná hodnoty.]

[Uživatel v tomto kroku může také nechat hodnoty ve sloupci Množství skutečné nevyplněné.]

Pohyby v době inventury

Jakmile je inventura kombinaci (fyzického) a evidenčního skladu, která byla vybrána jako inventarizační jednotka, zahájená, dojde k blokaci této kombinace. To se projeví tak, že v případě realizace skladového dokladu (naskladnění/vyskladnění) se uživateli zobrazí hláška, zda skutečně chce realizovat doklad, protože na zvolený sklad probíhá inventura. Pokud uživatel potvrdí realizaci v době inventury, uskuteční se pohyb v době inventury.

Příklad situace, kdy nebyly po rozvahovém dni realizované žádné pohyby

Seznam pod záložkou Pohyby v době inventury je prázdný.

Příklad situace, kdy byly po rozvahovém dni realizované pohyby

Tento seznam po záložkou Pohyby v době inventury se může v závislosti na pohybech v době inventury měnit. Důležitý je sloupec Zohledněno v inventurním soupisu.

Inventurní rozdíly

Ve stavu inventury Zahájená uživatel klikne na tlačítko Zobrazit inventurní rozdíly.

Uživateli se zobrazí dialogové okno Zobrazit inventurní rozdíly. Pokud zaškrtne možnost [Vyplnit skutečné množství u nevyplněných řádků dle evidenčního, bude u všech položek vyplněno do množství skutečného množství evidenčního. Tuto akci může uživatel provést i opakovaně. Standardní postup by měl být takový, že uživatel nebude potvrzovat tuto možnost. Může být též zvolen postup, kdy uživatel ihned po zahájení klikne na toto tlačítko a nechá zaškrtávací pole nevyplněné, doplní skutečné množstí jenom v těch případech, kdy se skutečné množství od evidenčního liší a následně toto tlačítko potvrdí opětovně. V této situaci bude doplněn zbytek údajů skutečného množství podle evidenčního, ale předchozí rozdíly zůstanou evidované.]

Systém zobrazí Záložku inventurní rozdíly, ve které jsou uvedeny ty položky inventury, u kterých se skutečné množství liší od evidovaného. Zobrazí se i samotný inventurní rozdíl, který může být záporný (manko) nebo kladný (přebytek).

V obou případech by mělo dojít k evidenci důvodu rozdílu tak, aby sloupec Popis byl vyplněn.

1. Uživatel se dvojím klikem na řádek inventurního rozdílu dostane na detail inventurního rozdílu.

2. Kurzorem najede na sekci Popis a uvede důvody rozdílu.

3. Může pořídit komentář v záložce komentáře případně přidat přílohu v záložce Přílohy, pokud existuje nějaký dokument, který odůvodňuje inventurní rozdíl nebo je pro tento nějakým způsobem relevantní.

Následně je v záložce Inventurní rozdíly zobrazen začátek popisu.

Schválení inventury

Po zaznamenání všech důvodů rozdílů a vyplnění všech hodnot skutečného množství uživatel klikne na tlačítko Schválit.

Inventura je ve stavu schválená a je uzavřena pro další editaci. Pouze komentáře a přílohy je možné pořizovat. Zároveň se vygeneroval do Příloh Inventurní soupis závěrečný.